1. Vereinsgründung
Vorabklärungen
- Gibt es Vereine HSK mit gleicher Ausrichtung?
- Existiert bereits eine Interessengemeinschaft?
- Gibt es genügend potenzielle Mitglieder und Vorstandsmitglieder?
- Welche Angebote sind erwünscht?
- Ist ausreichendes Wissen über HSK vorhanden?
- Welche Finanzquellen gibt es? Wie kommt man zu genügend Geld?
Vorbereitungsgruppe
- Engagierte Leute mit gleichen Interessen für eine kleine Vorbereitungsgruppe suchen
- Vereinszweck, d.h. Angebot HSK festlegen (nicht-wirtschaftlicher Zweck)
- Vereinsnamen festlegen und überprüfen, ob der Name nicht schon besetzt ist
- Statuten erstellen
- Vorstandsmitglieder suchen
Gründungsversammlung
Vorbereitung
- Festlegen, wer was macht (Begrüssung, Erläuterung der Vereinsziele, des Angebotes HSK, Kandidaten für Tagespräsidium und Protokollführung vorschlagen)
- Traktandenliste erstellen
- Präsenzliste vorbereiten
- Versammlungsort suchen
- Einladung mit den Beilagen (Vorstellung Initiativgruppe, Statutenentwurf, Traktandenliste) versenden
- Eventuell weitere Interessierte, Behörden- und IG HSK-Vertreterinnen bzw. -Vertreter oder Medien einladen
Durchführung
- Gründungsversammlung gemäss Traktandenliste durchführen
- Gründungsmitglieder in Präsenzliste namentlich aufführen
- Protokoll vorlesen und unterzeichnen
- Beitrittswillige als Mitglieder aufnehmen (mit schriftlicher Beitrittserklärung)
- Eventuell Eltern oder auch Medien orientieren
2. Vorbereitungen einer Vorstandssitzung
- Termin rechtzeitig festlegen (Jahresplanung)
- Sitzungslokal reservieren und Infrastruktur sicherstellen
- Traktanden mit den Vorstandsmitgliedern absprechen und Unterlagen dazu anfordern
- Je nach Traktandum weitere Teilnehmende einladen (z.B. Lehrpersonen)
- Letztes Protokoll konsultieren
- Traktandenliste mit Zeiteinteilung erstellen
- Einladung mit Traktanden und Unterlagen 14 Tage vor der Sitzung versenden
- Tischordnung festlegen: Alle sollen sich sehen und ihre Unterlagen ausbreiten können
3. Traktandenliste für die Mitgliederversammlung erstellen
- Begrüssung
- Annahme des Protokolls der letzten Mitgliederversammlung (MV)
- Rechenschaftslegung des Vorstands (Jahresbericht, Jahresrechnung, Bericht der Kontrollstelle)
- Entlastung des Vorstands (Décharge)
- Budgetrelevante Traktanden wie Jahresprogramm oder Änderung der Mitgliederbeiträge
- Jahresbudget
- Geschäfte, die zwingend an der MV behandelt werden müssen, z.B. Statutenänderungen.
- Wahlen (Vorstand, Revisor:innen)
- Anträge von Mitgliedern, die nicht unter die genannten Traktanden fallen
- Verschiedenes
- Abschluss des offiziellen Teils
4. Tipps zur Protokollführung
- Klären, welche Art von Protokoll erstellt werden soll: Beschluss- oder Verhandlungsprotokoll
- Vorbereitung der Präsenzliste für Mitglieder und Gäste
- Notieren: Art der Sitzung: Vorstand / MV / Kommission; Ort, Datum und Zeit;
- eventuell Protokoll nummerieren, weil es die Archivierung erleichtert; Leitung und Protokollant/in der Sitzung; entschuldigte und unentschuldigte Absenzen
- Traktandenliste zur besseren Orientierung bereithalten
- Beschlüsse und Aufträge im Originalwortlaut notieren (nachfragen und schriftliche Anträge konsultieren) und besonders hervorheben
- Einfache, verständliche Sprache verwenden, lange Diskussionen zusammenfassen, keine persönliche Meinung einbringen
- Sitzungsende und allfälligen neuen Termin notieren
- Klären, wer das Protokoll unterschreiben muss und an wen es geschickt wird
Alle Checklisten in Anlehnung an Schwalder 2009, S. 36.