Buchhaltung für den Verein
Allgemeine Informationen
Jeder Verein muss eine Buchhaltung machen. So steht es im Gesetz: Zivilgesetzbuch ZGB, Artikel 69a.
Bei der Buchhaltung schreiben Sie genau auf:
- Alle Einnahmen und Ausgaben
- Vermögen vom Verein
- Schulden
- Guthaben
- Gewinn oder Verlust im aktuellen Jahr
Sie müssen Belege und Quittungen für alle Einnahmen und Ausgaben aufbewahren.
Mit der Buchhaltung kontrollieren Sie, wie viel Geld sie ausgegeben haben.
Im Internet gibt es viele Vorlagen für die Buchhaltung von einem Verein.
Tipp
→ Beispiele für die Buchhaltung von einem Verein: Beispiel 1 (pdf), Beispiel 2 (pdf)
Buchungen
Sie müssen alle Einnahmen und Ausgaben einzeln buchen. Es gibt Kassenbuchungen und Bankbuchungen.
- Kassenbuchungen: Das sind alle Einnahmen und Ausgaben, die Sie als Bargeld bekommen oder bezahlen.
- Bankbuchungen: Das sind Einnahmen und Ausgaben auf Ihrem Konto.
Wichtig
- Alle Angaben müssen wahr und verständlich sein.
- Für jede Buchung brauchen Sie Quittungen und Belege.
- Sie müssen alle Unterlagen 10 Jahre aufbewahren.
Diese Informationen braucht es bei jeder Buchung:
- Das Datum der Buchung
- Die Nummer vom Beleg oder von der Quittung
- Der Geldbetrag. Einnahmen und Ausgaben müssen getrennt sein.
- Eine Information, wofür Sie das Geld bekommen oder ausgegeben haben.
- Der Saldoeintrag: Das ist der aktuelle Kontostand von dem Datum, an dem Sie die Buchung machen.
Buchen Sie alles korrekt
Auf den Belegen muss klar stehen:
- Haben Sie das Geld bekommen oder bezahlt?
- Wann haben Sie das Geld bekommen oder ausgegeben?
- Auf welches Konto wird das Geld gebucht?
Schreiben Sie, wann Sie die Rechnung bezahlt haben oder wann Sie das Geld bekommen haben.
Diese Dokumente müssen Sie unterschreiben:
- Bilanz
- Betriebsrechnung
- Inventare
Alles muss gut lesbar sein
- Machen Sie deutlich, wenn Sie etwas korrigiert haben.
- Sie dürfen keinen Bleistift benutzen.
- Belege und Papiere dürfen nicht schmutzig werden.
Kontenrahmen
Der Kontenrahmen ist ein System, mit dem Sie das Geld Ihres Vereins ordnen. Sie behalten damit den Überblick. Sie können kontrollieren, ob das Geld richtig verwendet wird.
Wie sieht ein Kontenrahmen aus?
Jedes Konto gehört zu einer Kontengruppe. Diese Kontengruppe gehört zu einer Hauptgruppe. Und die Hauptgruppe gehören zu einer Kontenklasse:
- Kontenklassen haben die Nummern 1 bis 9
- Kontenhauptgruppen haben die Nummern 10 bis 99
- Kontengruppen haben die Nummern 100 bis 999
- Konten haben die Nummern 1000 bis 9999.
Sie buchen immer auf ein Konto mit der Nummer aus 4 Zahlen.
Zum Beispiel: Sie buchen auf das Konto mit der Nummer 4586. Dieses Konto gehört:
- in die Kontenklasse 4
- in die Kontenhauptgruppe 45
- in die Kontengruppe 458.
Tipp
Bilanz
Eine Bilanz zeigt, ob der Verein im letzten Jahr einen Gewinn oder einen Verlust gemacht hat. Die Bilanz vergleicht: Wieviel Geld besitzt der Verein? Wieviel Geld muss der Verein ausgeben?
Die Bilanz machen Sie einmal im Jahr für einen bestimmten Tag. Meistens ist das der 31. Dezember.
Kleine Vereine haben meistens nicht viel Vermögen. Dann ist es einfach, eine Bilanz zu machen.
Tipp
→ Muster Bilanz von einem HSK-Verein (pdf)
Jahresrechnung
Eine Jahresrechnung zeigt:
- Wie viel Geld hat der Verein?
- Wie viele Einnahmen hatte der Verein?
- Wofür hat der Verein Geld ausgegeben?
- Hat der Verein einen Gewinn oder Verlust gemacht?
Der Vorstand muss die Jahresrechnung bei der Mitgliederversammlung zeigen. Die Mitglieder können dort die Jahresrechnung genehmigen.
Tipp
Budget
Sie müssen ein Budget für das nächste Jahr machen.
Ein Budget ist ein Plan dafür, wie viel Geld der Verein im nächsten Jahr braucht.
Ihr Verein plant Aktivitäten und Veranstaltungen für das nächste Jahr. Sie müssen vorher überlegen, wieviel Geld Sie für die verschiedenen Aktivitäten brauchen.
Das hilft Ihnen dabei
- Sie können die letzten Jahresrechnungen anschauen. Aber vielleicht werden manche Sachen teurer. Das müssen Sie bei Ihrem Budget einplanen.
- Sie können auch Offerten einholen. Zum Beispiel: Sie wollen Unterlagen für den Unterricht produzieren? Dann holen Sie sich vorher eine Offerte bei einer Druckerei.
Tipp
Revision
Die Revisorin oder der Revisor kontrolliert Ihre Buchhaltung. Die Person schaut, ob Ihre Buchhaltung korrekt ist. Danach schreibt sie einen Bericht. Der Bericht heisst «Revisionsbericht».