Buchhaltung

Jeder Verein ist gesetzlich verpflichtet (Art. 69a ZGB), über die finanzielle Situation des Vereins Buch zu führen. Das bedeutet, dass alle Einnahmen und Ausgaben detailliert aufgeschrieben werden müssen. Die Buchhaltung muss mit Belegen dokumentiert werden. In der Buchhaltung müssen die Vermögenssituation, Schulden und Guthaben sowie der Gewinn oder Verlust für das jeweilige Geschäftsjahr hervorgehen.

Mit einer Buchhaltung schaut man in die Vergangenheit und kontrolliert, wo tatsächlich Geld ausgegeben wurde. Online findet man zahlreiche Vorlagen für die Buchhaltung eines Vereins. Beispiel zum Download

Buchungen

Grundlage jeder Buchführung sind die einzelnen Buchungen der eingenommenen und ausgegebenen Gelder. Grundsätzlich unterscheidet man in Kassen- und in Bankbuchungen. In der Kasse werden alle Bareinnahmen und -ausgaben gebucht, Bankbuchungen enthalten die Kontobewegungen. Alle Buchungen müssen nach dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit erfolgen, d.h., dass alle Einnahmen und Ausgaben für jedermann ersichtlich und verständlich dargestellt werden müssen.

Gebucht wird immer zeitnah anhand von Quittungen und Belegen. Jede Buchung muss folgende Informationen beinhalten:

• Datum des Vorgangs
• Belegnummer
• Betrag (getrennt in Einnahme und Ausgabe) und Verwendungszweck
• Saldoeintrag

Auch wenn das Gesetz es nicht zwingend vorschreibt, so ist es doch allen Vereinen zu empfehlen, ihre Buchhaltung nach den kaufmännischen Grundsätzen der ordnungsgemässen Buchführung auszurichten (Zöbeli, Exer, Baumann 2010, S. 17):

• Periodische Nachführung der Buchhaltung
• Richtige Kontierung und korrekte Verbuchung
• Auf den Belegen muss klar ersichtlich sein
• Tatbestand und Zeitpunkt des Geschäftsfalls
• Buchungsvermerk
• Zahlungsvermerke (Vermerk, wann die Rechnung bezahlt wurde) auf den Eingangsfakturen
• Klare Kennzeichnung von Korrekturen in der Buchhaltung
• Buchungen mit Bleistifteintragungen sind nicht statthaft
• Verschmutzungen und unklare Korrekturen beeinträchtigen die Beweiskraft der Buchhaltung und sind deshalb zu vermeiden
• Lesbarkeit aller Aufzeichnungen in Buchhaltung und Belegen
• Wahrung der Kontinuität in der Rechnungsführung und Information
• Bilanz und Betriebsrechnung sowie Inventare sind zu unterzeichnen
• Buchhaltungsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren

Kontenrahmen

Mit Beginn der Geschäftstätigkeit durch Ein- und Auszahlungen werden die Vermögens- und Kapitalwerte eines Vereins ständig verändert. Deshalb müssen die  Aktiven und Passiven laufend angepasst werden. Dies geschieht, indem Konten für sämtliche Aktiv- und Passivposten geführt werden. Der Kontenrahmen dient in der Schweiz sämtlichen Unternehmungen für die systematische Ordnung der Konten.

Er besteht aus folgenden Gliederungsstufen:

• Kontenklassen Nr. 1-9
• Kontenhauptgruppen Nr. 10-99
• Kontengruppen Nr. 100-999
• Konten Nr. 1000-9999

Gebucht wird immer das Konto mit der vierstelligen Nummer.

Beispiel eines Kontenrahmens für einen Verein HSK: HIER

Bilanz

In einer Bilanz werden Vermögen und Verpflichtungen einander gegenübergestellt, um herauszufinden, ob der Verein einen Gewinn oder Verlust gemacht hat. Die Bilanz ist das Schlussresultat aller finanziellen Aktivitäten, die im Laufe eines Jahres getätigt wurden. Sie wird auf einen Stichtag, normalerweise zum 31. Dezember eines Jahres erstellt. Die meisten kleineren Vereine verfügen nicht über ein grosses Vermögen. Entsprechend übersichtlich ist auch die Bilanz.

Aufstellung der Bilanz eines Vereins HSK: HIER

Erfolgsrechnung

Die Erfolgsrechnung/Jahresrechnung bildet die finanzielle Situation des Vereins ab. Sie gibt Auskunft über Gewinn oder Verlust. Aus ihr geht hervor, wie viel Geld eingenommen und wofür es verwendet wurde. Der Vorstand muss die Jahresrechnung der Mitgliederversammlung zur Genehmigung vorlegen.

Aufstellung der Erfolgsrechnung eines Vereins HSK: HIER

Beispiel einer Erfolgsrechnung: HIER

Budget

Das Budget ist die finanzielle Planung der Vereinsaktivitäten für das kommende Jahr. Dazu werden in der Regel die Jahresrechnungen der vergangenen Jahre und die geschätzten zukünftigen Entwicklungen herangezogen. Auch das Budget muss von der Mitgliederversammlung genehmigt werden.

Beispiel eines Budgets: HIER

Revision

Ein kleinerer Verein kann die Revision oder Kontrolle seiner Buchführung nach eigenem Ermessen durchführen lassen. Die Revisorin oder der Revisor kontrolliert die Einträge in der Buchhaltung mit Stichproben und verfasst anschliessend einen Revisionsbericht.

Beispiel eines Revisionsberichts: HIER