Versicherungen und Spesen

Haftpflichtversicherung und Unfallversicherung

Der Vorstand ist für einen ausreichenden Versicherungsschutz und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften verantwortlich. Es empfiehlt sich, mit einem unabhängigen Versicherungsberater oder einer -beraterin zu sprechen. Ebenfalls sehr nützlich sind die Erfahrungen anderer Vereine HSK.

Auf jeden Fall sollte eine Haftpflichtversicherung für den Verein abgeschlossen werden. Achten Sie beim Abschluss dieser Versicherung darauf, dass alle Schäden  gedeckt sind, welche die Vereinsmitglieder, die Schulleitung, Koordinationspersonen, Lehrpersonen sowie Schüler:innen Dritten zufügen könnten. Die Versicherung soll zudem alle Aktivitäten und Veranstaltungen, die der Verein durchführt (z.B. Mitgliederversammlung, Schulfeste und Ausflüge), abdecken.

Eine Unfallversicherung ist für angestellte Mitarbeitende obligatorisch. Für Vereinsmitglieder und ehrenamtliche Engagierte (Vorstandsmitglieder, Koordinationspersonen, HSK-Lehrpersonen) kann eine Zusatzversicherung zu deren persönlicher Unfallversicherung abgeschlossen werden. Inwieweit ein solcher Versicherungsabschluss sinnvoll ist, hängt von den jeweiligen Aktivitäten und den damit verbundenen Risiken ab.

Spesen

Spesen sind ein heikles Thema. Deshalb sollte ein Spesenreglement erstellt werden, das für Vereinsmitglieder, Vorstand, HSK-Lehrpersonen und Koordinationspersonen gilt. Das Reglement ist ein Instrument für die Geschäftsführung und darf den Statuten nicht widersprechen. Ein Spesenreglement enthält in der Regel Angaben zur Rückerstattung von Fahrtkosten, auswärtiger Unterkunft und Verpflegung sowie sonstigen Ausgaben, die für den Verein notwendig sind. Gezahlt werden in der Regel effektiv geleistete Ausgaben gemäss Beleg. Ein einfaches Beispiel für ein Spesenreglement findet sich HIER.

HSK-Lehrpersonen müssen für die Spesen entschädigt werden, die im Rahmen ihrer Verpflichtungen anfallen. So müssen Kosten für ausserschulische Aktivitäten und Schullager erstattet werden, wenn die Aktivitäten vorgeschrieben sind. Das Gleiche gilt für Telefonkosten bei der Zusammenarbeit mit den Eltern und mit der Koordination. Zudem müssen Reisespesen zu vorgeschriebenen Weiterbildungen bezahlt werden. Reisespesen zu externen Weiterbildungen hingegen werden oft nur zurückbezahlt, wenn sie vorgängig im Vorstand beantragt wurden und das Budget es zulässt.

Wenn kein Reglement vorhanden ist, müssen die Spesenansätze festgelegt werden. Es gibt auch die Möglichkeit, eine Pauschale zu zahlen. Das ist dann sinnvoll, wenn eine detaillierte Abrechnung mit zahlreichen Belegen zu aufwendig wäre, z.B. für die Abrechnung von Telefonkosten.