Mitglieder vom Vorstand und ihre Aufgaben
Aus diesen Personen besteht der Vorstand:
- Die Präsidentin oder der Präsident leitet den Vorstand und vertritt den Verein nach aussen.
- Die Kassiererin oder der Kassier macht die Buchhaltung.
- Die Aktuarin oder der Aktuar schreibt das Protokoll und macht andere Schreibarbeiten.
Der Verein ist klein? Dann hat eine Person oft mehrere Aufgaben. Zum Beispiel: Eine Lehrperson ist gleichzeitig Präsidentin vom Verein.
Der Verein wird grösser? Dann verteilen Sie die Aufgaben auf verschiedene Personen, damit es nicht zu viel wird.
Sie wollen Mitglied im Vorstand werden? Das ist wichtig:
- Sie interessieren sich für den HSK-Unterricht.
- Sie arbeiten gerne mit anderen Menschen zusammen.
- Sie organisieren gerne und Sie übernehmen gerne Verantwortung.
Informieren Sie sich vorher:
- Welche Aufgaben haben Sie als Vorstandsmitglied?
- Was müssen Sie dafür wissen und können?
- Wie viel Zeit müssen Sie investieren?
Wichtig zu wissen:
- Die Arbeit im Vorstand ist ehrenamtlich. Das heisst, die Mitglieder vom Vorstand erhalten keinen Lohn für ihre Arbeit.
Die Präsidentin / der Präsident
Das machen Sie als Präsidentin oder Präsident:
- Sie vertreten den Verein nach aussen.
- Sie verhandeln mit Personen und Institutionen.
- Sie schliessen Verträge für den Verein ab.
- Sie leiten die Sitzungen vom Vorstand.
- Sie bringen Ideen ein, zum Beispiel: Worüber soll der Verein nachdenken? Was kann der Verein noch machen?
- Sie machen den Jahresbericht.
- Sie planen, was der Verein im nächsten Jahr machen soll.
Das braucht es für diese Aufgabe:
- Sie können gut führen.
- Sie können gut organisieren.
- Sie arbeiten gut mit anderen Menschen zusammen.
- Bei Problemen bleiben Sie ruhig.
- Sie behalten den Überblick.
- Sie kennen sich mit den Regeln aus, die für HSK-Vereine wichtig sind.
- Sie machen nicht alles alleine, sondern können Aufgaben auch an andere Personen weitergeben.
- Sie können andere Leute motivieren.
- Sie danken den Mitgliedern und Lehrpersonen für das, was sie leisten.
Tipp
→ Checkliste für die Vorbereitung von einer Vorstandssitzung (pdf)
Die Kassiererin / der Kassier
Das machen Sie als Kassiererin oder Kassier:
- Sie sind für die Buchhaltung verantwortlich.
- Sie verwalten das Vermögen vom Verein.
- Sie kümmern sich um Rechnungen.
- Sie erinnern die Mitglieder, dass sie die Beiträge zahlen.
- Sie machen die Jahresrechnung mit allen Einnahmen und Ausgaben. Alles muss übersichtlich und verständlich sein.
- Sie zeigen die Jahresrechnung bei der Mitgliederversammlung. Die Mitglieder können Fragen dazu stellen.
- Sie bereiten das Budget fürs nächste Jahr vor. Deshalb dürfen Sie alle Unterlagen vom Verein anschauen.
Diese Aufgaben haben Sie vielleicht auch noch:
- Sie machen die Steuererklärung.
- Sie rechnen die Sozialversicherung für die Lehrpersonen ab.
- Sie kümmern sich um andere Versicherungen vom Verein.
Das braucht es für diese Aufgaben:
- Sie sind vertrauenswürdig. Das bedeutet: Sie sind ehrlich. Andere Menschen können Ihnen vertrauen.
- Sie kennen sich mit Buchhaltung aus.
- Sie können mit Geld und mit Zahlen umgehen.
Mehr Informationen
Die Aktuarin / der Aktuar
Das machen Sie als Aktuarin oder Aktuar:
- Sie schreiben das Protokoll bei den Sitzungen. Diese Aufgabe ist sehr wichtig. Denn im Protokoll steht, was der Vorstand beschliesst. Protokolle sind Urkunden. Das bedeutet: Wenn das Protokoll unterschrieben ist, dürfen Sie es nicht mehr verändern.
Es gibt verschiedene Arten von Protokollen, zum Beispiel:
- Beschlussprotokoll
- Verhandlungsprotokoll
- Wortprotokoll
- Sie schicken das Protokoll direkt nach der Sitzung an alle Mitglieder vom Vorstand.
Diese Aufgaben haben Sie vielleicht auch noch:
- Sie kümmern sich um die Datei mit den Namen von allen Mitgliedern.
- Sie kümmern sich um die Datei mit allen Adressen.
- Sie pflegen das Archiv und heben Sorge zu allen Dokumenten vom Verein.
- Sie schreiben Briefe für den Verein.
- Sie verschicken Unterlagen vom Verein.
Das braucht es für diese Aufgaben:
- Sie erledigen alle Aufgaben rechtzeitig.
- Sie sind zuverlässig.
- Sie sind ordentlich.
- Sie können gut schreiben: Sie machen keine Fehler und können gut formulieren.
- Sie können mit dem Computer umgehen.
- Vielleicht haben Sie eine kaufmännische Ausbildung. Oder Sie haben Erfahrung als Sekretärin oder Sekretär.
Mehr Informationen
→ Tipps zum Schreiben eines Protokolls (pdf unter Punkt 4)
Mehr Personen im Vorstand
Sie können noch mehr Personen in den Vorstand wählen. Dann können Sie die Aufgaben besser verteilen.
Diese Personen dürfen genauso abstimmen wie die anderen Vorstandsmitglieder.
Die Personen kümmern sich um Aufgaben, die sonst keiner im Vorstand erledigt.
Dokumentation
Der Vorstand muss alles aufschreiben, was der Verein macht.
Sie haben dafür schriftliche Dokumente, zum Beispiel:
- Protokolle
- Jahresberichte
- Buchhaltung und Jahresrechnung
- Andere Papiere.
Sie müssen diese Dokumente mindestens 10 Jahre aufbewahren.