Vorbereitungsgruppe

Die Gründung eines Vereins bedarf einer sorgfältigen Vorbereitung. Als erstes sollten die Initiantinnen und Initianten einige Vorabklärungen treffen, z.B.: Gibt es bereits einen Verein mit dem gleichen Zweck? Wie finde ich Eltern und Kinder, die an Unterricht HSK in der jeweiligen Sprache interessiert sein könnten? Ergeben sich daraus ausreichende Argumente für die Gründung eines Vereins, muss als nächstes eine feste Vorbereitungsgruppe gebildet werden.

Die Statuten

Bevor ein Verein gegründet wird und nach dem Gesetz existieren kann, müssen Vereinsregeln, die Statuten, erarbeitet werden. Sie müssen in schriftlicher Form vorliegen. Es empfiehlt sich, die Vorbereitungsgruppe zu beauftragen, eine Vorlage zu erstellen. Die Gruppe kann sich dabei an den Regeln anderer Elternvereine HSK orientieren.

Statuten müssen klar und unmissverständlich sein. Sie beschreiben den Zweck des Vereins, legen fest, welche Organe der Verein hat, wie er sich organisiert und finanziert. Die Statuten sollten aber nicht alles bis ins kleinste Detail festschreiben. Die Statuten müssen in einer Schweizer Amtssprache verfasst werden, üblicherweise sind die Gründungsdokumente in Elternvereinen HSK auch in der Sprache des Vereins gehalten.

Gründungsversammlung

Stehen geeignete Personen für den Vorstand zur Verfügung, kann die Einladung zur Gründungsversammlung an alle interessierten Eltern versandt werden (die Checkliste zur Vorbereitung finden Sie HIER). Je besser die angesprochenen Personen über den Unterricht HSK informiert sind, umso reibungsloser lässt sich die Veranstaltung durchführen. Die Gründungsversammlung wird nach den Regeln einer normalen Vereinsversammlung abgehalten. Dementsprechend gestaltet sich die Traktandenliste wie folgt:

Mitgliederversammlung

An der Mitgliederversammlung (MV) werden die wichtigsten Beschlüsse gefasst. In der Regel findet sie einmal im Jahr an einem frei wählbaren Ort statt. Bei kleineren Elternvereinen HSK ist das oft bei jemandem zuhause, bei grösseren kann das ein öffentlicher Ort sein, oder es kann ein Lokal gemietet werden. Es gibt Gemeinden, die Vereinen mit Sitz in dieser Gemeinde für die MV einen Raum kostenlos zur Verfügung stellen. Informationen dazu kann die Gemeinde geben. Die Mitglieder werden vom Vorstand rechtzeitig gemäss Statuten dazu eingeladen. Rechtzeitig einladen heisst, die Vereinsmitglieder müssen genügend Zeit haben, sich auf die MV vorzubereiten. Jedes Mitglied erhält eine Einladung mit Traktandenliste und allfälligen Beilagen.

Kontrollstelle

Die Kontrollstelle ist neben MV und Vorstand ein wichtiges Organ des Elternvereins. Sie kontrolliert die Geschäftsführung des Vorstandes und die Rechnung des Vereins. Die ausführenden Personen werden Revisoren genannt. Sie dürfen nicht Mitglieder des Vorstandes sein. Mindestens einmal im Jahr überprüfen sie die Konten und die Buchhaltung des Vereins, die nach kaufmännischen Grundsätzen korrekt geführt und demnach übersichtlich und stimmig sowie in den einzelnen Positionen belegt sein müssen. Die Revisoren erstatten der MV darüber Bericht und stellen Antrag auf Annahme oder Ablehnung des Jahresberichts.

Interessierte Kandidaten und Kandidatinnen können sich wiederholt als Revisoren zur Wahl stellen. Sie sollten ihr Amt aber nach einigen Jahren abgeben, damit die Unabhängigkeit der Revisorenstelle gewahrt bleibt. Die Wiederwahlmöglichkeit wird in den Statuten geregelt.

Vorstandsmitglieder und ihre Aufgaben

Der Vorstand besteht aus dem Präsidium, das den Verein gegen aussen vertritt, dem Kassier/der Kassiererin, der/die die Buchhaltung führt, und dem Aktuar/der Aktuarin, der/die Protokollführung und allgemeine Sekretariatsaufgaben übernimmt.

Neben Begeisterung und Einsatzbereitschaft für die Anliegen des Vereins benötigen die Vorstandsmitglieder Interesse und Engagement für das Aufgabengebiet HSK, Führungs- und Organisationsgeschick, Teamfähigkeit und viel Zeit. Wichtig ist, dass sich die Kandidatinnen und Kandidaten eingehend informieren, welche Fähigkeiten und Kenntnisse genau gefragt sind und mit welchem Zeitaufwand zu rechnen ist. In kleinen Vereinen, die zu Beginn ihrer Tätigkeit nur wenige Mitglieder zählen, werden oft mehrere Aufgaben von einer Person wahrgenommen. So kann die Präsidentin oder der Präsident gleichzeitig Lehrperson oder Koordinationsperson sein. Sobald der Verein wächst und weitere Personen für die verschiedenen Aufgaben zur Verfügung stehen, sollten Aufgaben und Funktionen auf verschiedene Personen verteilt werden. Die Arbeit in einem Elternverein kann sehr intensiv werden, deshalb empfiehlt es sich, die Verantwortung so weit wie möglich zu teilen.

Das Präsidium

Je nach Grösse des Vereins besteht das Präsidium aus einer oder mehreren Personen. Das Amt des Präsidenten wird Präsidium genannt, es bezeichnet eine Funktion und nicht eine Person. Das Präsidium repräsentiert den Verein, führt Verhandlungen mit aussenstehenden Personen sowie Institutionen und schliesst im Namen des Vereins Verträge ab.

Nach innen leitet es die Vorstandssitzungen, regt Diskussionen und Aktivitäten zu den verschiedenen Vereinsbelangen an, vermittelt bei Streitigkeiten, erstellt den Jahresbericht über das vergangene Geschäftsjahr und legt die Planung für das kommende Vereinsjahr vor.

Eine Checkliste für die Vorbereitung einer Vorstandssitzung finden Sie HIER.

Das Präsidium erfordert teamorientiertes und kooperatives Führungsgeschick. Präsidenten und Präsidentinnen können gut organisieren, behalten einen klaren Kopf, auch wenn es schwierig wird, und verlieren nicht den Überblick. Sie kennen sich mit allen relevanten HSK - und Vereinsfragen aus, zumindest in den Grundzügen. Sie können delegieren, motivieren, loben und für die Leistungen der Mitglieder und Lehrkräfte danken. Sie sind kompromissfähig und können Mehrheitsmeinungen nach aussen vertreten, auch wenn ihre eigene Meinung davon abweicht. Sie sind kritikfähig, haben angenehme Umgangsformen und können sich abgrenzen.

Die Kassiererin / Der Kassier

Die Rechnungsführung erfolgt durch die Kassiererin oder den Kassier, eine vertrauenswürdige Person, die die Grundlagen der Buchhaltung beherrscht und mit Geld und Zahlen umgehen kann. Sie verwaltet das Vereinsvermögen, erledigt den Zahlungsverkehr, fordert die Mitgliederbeiträge ein, überwacht das Budget und macht Vorschläge zur Erschliessung von Finanzquellen.

Sie hat Einsicht in alle Vereinsunterlagen, um die Jahresrechnung und das Budget für das kommende Jahr vorbereiten zu können. Je nach Art des Vereins gehören auch Besteuerung, Sozialversicherungsabrechnungen und das übrige Versicherungswesen zu ihren Aufgaben.

Die Kassiererin, der Kassier erstellt die Jahresrechnung, die schriftlich vorgelegt werden muss. Sie beinhaltet eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben. Es handelt sich dabei um eine zweckmässige und übersichtliche Aufgliederung in Abrechnungspositionen. Die Zusammenstellung muss klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein (Infos dazu finden Sie HIER)

An der MV findet nach der Erläuterung der Jahresrechnung eine Aussprache statt. Die Vereinsmitglieder haben Gelegenheit, sich zu dem Bericht zu äussern und Fragen zu Details zu stellen.

Die Aktuarin / Der Aktuar

Die Aktuarin oder der Aktuar führt das Protokoll bei den Sitzungen.

Tipps zur Protokollführung finden Sie HIER.

Diese Aufgabe ist besonders wichtig, weil im Protokoll alle Beschlüsse festgehalten werden. Protokolle sind Urkunden, die nach Unterzeichnung nicht verändert werden dürfen.

Bei kleineren Vereinen übernimmt die Aktuarin häufig auch Sekretariatsaufgaben wie die Verwaltung der Adress- und Mitgliederdatei, des Archivs und der Vereinsdokumentation, die Besorgung der Vereinskorrespondenz und des Versandwesens sowie andere administrative und organisatorische Aufgaben zur Unterstützung der Vorstandsarbeit.

Aktuarinnen oder Aktuare sind pflichtbewusst, zuverlässig und ordnungsliebend. Sie können sich schriftlich gut ausdrücken, beherrschen Rechtschreibung sowie Grammatik und verfügen über Computerkenntnisse. Sie haben idealerweise einen kaufmännischen Hintergrund und Sekretariatserfahrung.

Unregelmässige Aufgaben

Zur Entlastung der Ressortverantwortlichen von besonderen Aufgaben können Beisitzerinnen oder Beisitzer ohne eigenen Fachbereich in den Vorstand gewählt werden. Sie haben wie die anderen Vorstandsmitglieder das volle Stimmrecht. So kann ein Elternverein HSK eine oder mehrere Personen wählen, die sich um alle Fragen kümmern, die keinem bestimmten Fachbereich zugeordnet sind. In den Statuten kann festgeschrieben werden, dass der Vorstand Beisitzerinnen oder Beisitzer für bestimmte Aufgaben hat. Eine solche Regelung sollte nur dann in die Statuten aufgenommen werden, wenn sie von Dauer ist, da Statutenänderungen immer von der Mitgliederversammlung beschlossen werden müssen.

Vereinskonto und Zeichnungsberechtigung

Das Vereinskonto wird bei der Post oder einer Bank eröffnet. Vor der Eröffnung des Kontos müssen eine oder besser zwei Personen bestimmt werden, die das Konto eröffnen und Geld beziehen können, das heisst, sie sind zeichnungsberechtigt.

Es empfiehlt sich, ein Konto bei der Post oder einer Bank zu eröffnen. Für die Kontoeröffnung benötigt die Post oder die Bank üblicherweise folgende Unterlagen zur Identifikation des Vereins und der zeichnungsberechtigten Person:

  • die Statuten oder gleichwertige Dokumente (Beschlüsse, Verträge, Protokolle, Handelsregister-Auszug fakultativ etc.). Aus diesen Dokumenten muss die Zeichnungsberechtigung der eröffnenden/handelnden Person hervorgehen.
  • Reisepass/ID/CH-Ausländerausweis/CH-Führerausweis der eröffnenden/handelnden natürlichen Person/en

Am besten erkundigt sich man vorher telefonisch bei der jeweiligen Post oder der Bank, um Details zu den Unterlagen zu erfahren und einen Termin für die Eröffnung zu vereinbaren.

Geht aus dem Vorstandsbeschluss hervor, dass die Präsidentin oder der Präsident einzeln zeichnungsberechtigt ist, dann muss die Präsidentin oder der Präsident persönlich das Bankkonto eröffnen. Er muss dabei seinen Ausweis im Original vorlegen. Hat der Vorstand beschlossen, dass kollektiv gezeichnet werden muss, dann müssen alle Zeichnungsberechtigten zur Kontoeröffnung persönlich mit ihren Ausweispapieren erscheinen. Zeichnungsberechtigt ist, wer die Kompetenz hat, Verträge, Vereinbarungen oder andere Geschäfte und Zahlungen für den Verein auszuhandeln und zu unterschreiben.

Es empfiehlt sich, vorher telefonisch bei der Post oder der Bank nachzufragen, welche Unterlagen für ein Vereinskonto nötig sind, und einen Termin für die Eröffnung zu vereinbaren.

Im Normalfall sind zwei Personen, die Präsidentin oder der Präsident und eine weitere Person zeichnungsberechtigt. Bei Rechtsgeschäften sollte zwecks Absicherung und Kontrolle zu zweit gezeichnet werden. Sind die Zeichnungsberechtigten häufiger abwesend, empfiehlt es sich, einer dritten Person Vollmacht zu erteilen, da ansonsten die Geschäfte blockiert werden könnten. Soll z.B. ein Fest als Fundraising-Veranstaltung durchgeführt werden, so braucht es dafür zunächst einmal einen finanziellen Einsatz. Wenn das benötigte Geld nicht vom Konto abgehoben werden kann, weil die zeichnungsberechtigte Person sich für mehrere Monate im Ausland aufhält, müsste das Fest eventuell und trotz bereits geleisteter intensiver Vorbereitung abgesagt werden.

Erlischt die Zeichnungsberechtigung einer Person, weil sie aus dem Verein austritt oder sich sonst zurückziehen will, muss rechtzeitig eine Ersatzperson gewählt und dies dem Finanzinstitut mitgeteilt werden, damit der Verein seine Geschäfte ohne Unterbruch weiterführen kann.