Checklisten

1. Vereinsgründung  

Vorabklärungen

  • Gibt es Elternvereine HSK mit gleicher Ausrichtung?
  • Existiert bereits eine Interessengemeinschaft?
  • Gibt es genügend potenzielle Mitglieder und Vorstandsmitglieder?
  • Welche Angebote sind erwünscht?
  • Ist ausreichendes Wissen über HSK vorhanden?
  • Welche Finanzquellen sind zu erschliessen?

Vorbereitungsgruppe

  • Engagierte Leute mit gleichen Interessen für eine kleine Vorbereitungsgruppesuchen
  • Vereinszweck, d.h. Angebot HSK festlegen (nicht-wirtschaftlicher Zweck)
  • Vereinsnamen festlegen und überprüfen, ob der Name nicht schon besetzt ist
  • Statuten erstellen
  • Vorstandsmitglieder suchen

Gründungsversammlung

Vorbereitung

  • Festlegen, wer was macht (Begrüssung, Erläuterung der Vereinsziele, des Angebotes HSK, Kandidaten für Tagespräsidium und Protokollführung vorschlagen)
  • Traktandenliste erstellen
  • Präsenzliste vorbereiten
  • Versammlungsort suchen
  • Einladung mit den Beilagen (Vorstellung Initiativgruppe, Statutenentwurf, Traktandenliste) versenden
  • Eventuell weitere Interessierte, Behörden- und IG HSK-Vertreterinnen bzw. -Vertreter oder Medien einladen

Durchführung

  • Gründungsversammlung gemäss Traktandenliste durchführen
  • Gründungsmitglieder in Präsenzliste namentlich aufführen
  • Protokoll vorlesen und unterzeichnen
  • Beitrittswillige als Mitglieder aufnehmen (mit schriftlicher Beitrittserklärung)
  • Eventuell Eltern oder auch Medien orientieren

 

2. Vorbereitungen einer Vorstandssitzung

  • Termin rechtzeitig festlegen (Jahresplanung)
  • Sitzungslokal reservieren und Infrastruktur sicherstellen
  • Traktanden mit den Vorstandsmitgliedern absprechen und Unterlagen zu den einzelnen Geschäften bei diesen einholen (Ressortverantwortliche)
  • Falls es die Geschäfte erfordern, weitere Teilnehmende einladen (z.B. Lehrerinnen und Lehrer)
  • Letztes Protokoll und Pendenzenliste beiziehen
  • Traktandenliste mit Zeiteinteilung erstellen
  • Einladung mit Traktanden und Unterlagen 14 Tage vor der Sitzung versenden
  • Tischordnung festlegen: Alle sollen sich sehen und ihre Unterlagen ausbreiten können

 

3. Traktandenliste für die Mitgliederversammlung erstellen

  • Begrüssung
  • Genehmigung des Protokolls der letzten MV
  • Rechenschaftslegung des Vorstandes (Jahresbericht, Jahresrechnung, Bericht der Kontrollstelle)
  • Entlastung des Vorstandes (Décharge)
  • Budgetrelevante Traktanden wie Jahresprogramm oder Änderung der Mitgliederbeiträge
  • Jahresbudget
  • Geschäfte, die zwingend an der MV behandelt werden müssen, wie Statutenänderungen oder Mitgliederausschlüsse.
  • Wahlen (Vorstand, Revisorinnen und Revisoren)
  • Anträge von Mitgliedern, die nicht unter die genannten Geschäfte fallen
  • Verschiedenes
  • Abschluss des offiziellen Teils

 

4. Tipps zur Protokollführung

  • Klären, welche Art von Protokoll erstellt werden soll: Beschluss- oder Verhandlungsprotokoll
  • Vorbereitung der Präsenzliste für Mitglieder und Gäste
  • Notieren: Art der Sitzung: Vorstand / MV / Kommission; Ort, Datum und Zeit;
  • eventuell Protokoll nummerieren, weil es die Archivierung erleichtert; Leitung und Protokollant/in der Sitzung; entschuldigte und unentschuldigte Absenzen
  • Traktandenliste zur besseren Orientierung bereithalten
  • Beschlüsse und Aufträge im Originalwortlaut notieren (nachfragen und schriftliche Anträge beiziehen) und besonders hervorheben
  • Einfache, verständliche Sprache verwenden, lange Diskussionen zusammenfassen, keine persönliche Meinung einbringen
  • Sitzungsende und allfälligen neuen Termin notieren
  • Klären, wer das Protokoll unterschreiben muss und an wen es versendet wird

Alle Checklisten in Anlehnung an Schwalder 2009,  S. 36.