Ehrenamtlich Mitarbeitende

Sobald ein Verein gegründet ist, müssen schriftliche Vereinbarungen zwischen dem Verein, Lehrpersonen und Koordinatorinnen / Koordinatoren getroffen werden. Der Verein muss sich auch um Unfall- und Haftpflichtversicherung kümmern. 

Alle, die ehrenamtlich arbeiten, sollten ein Dossier FREIWILLIG ENGAGIERT haben, welches das Engagement im Verein bestätigt.

 

Vereinbarungen mit ehrenamtlich Mitarbeitenden

Elternvereine, die mit ehrenamtlichen Kräften arbeiten, zum Beispiel im Vereinsvorstand, sollten mit diesen eine schriftliche Vereinbarung treffen. Die Vereinbarungen müssen Angaben zum Auftraggeber, d.h. zum Verein, zur Person der Lehrkraft bzw. der Koordinatorin/des Koordinators, zu ihrer Funktion, ihrem Pensenaufwand, der Einsatzdauer, einer allfälligen Probezeit, zu Versicherungen und Spesen beinhalten. Darüber hinaus können in einem Pflichtenheft die Aufgabenbeschreibung sowie Anwesenheitsverpflichtungen für Sitzungen, Weiterbildungsanlässe, Elternarbeit und Vereinsanlässe festgehalten werden. 

Alle im Rahmen der Vereinbarung versprochenen Leistungen sollten schriftlich festgelegt werden. 

Hat der Verein ein Spesenreglement, welches auch für die Lehr- und Koordinationspersonen gilt, so ist dies ebenfalls Bestandteil der Vereinbarung

Ehrenamtlich tätige Lehrerinnen, Lehrer, Koordinatorinnen und Koordinatoren benötigen keine Arbeitsbewilligung (Infos zu Arbeitsbewilligungen finden Sie HIER).

 

Haftpflichtversicherung und Unfallversicherung

Der Vorstand ist für einen ausreichenden Versicherungsschutz und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften verantwortlich. Es empfiehlt sich, mit einem unabhängigen Versicherungsberater oder einer -beraterin zu sprechen. Ebenfalls sehr nützlich sind die Erfahrungen anderer Elternvereine HSK.

Eine Haftpflichtversicherung sollte in jedem Fall für den Verein abgeschlossen werden. Achten Sie beim Abschluss dieser Versicherung darauf, dass alle Schäden  gedeckt sind, welche die Vereinsmitglieder, die Schulleitung, Koordinatorinnen und Koordinatoren, Lehrerinnen und Lehrer sowie Schülerinnen und Schüler Dritten zufügen. Die Versicherung soll zudem alle Aktivitäten, die der Verein im Rahmen seiner Statuten durchführt sowie Veranstaltungen, die regelmässig wiederkehren, z.B. Schulfeste und Ausflüge, abdecken.

Eine Unfallversicherung ist für angestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter obligatorisch. Für Vereinsmitglieder, ehrenamtliche Koordinatorinnen, Koordinatoren, Vorstandsmitglieder und Lehrkräfte kann eine Zusatzversicherung zu deren persönlicher obligatorischer Unfallversicherung abgeschlossen werden. Inwieweit ein solcher Versicherungsabschluss sinnvoll ist, hängt von den jeweiligen Aktivitäten und den damit verbundenen Risiken für die Koordinations- bzw. Lehrpersonen oder Vorstandsmitglieder ab.

 

Spesen

Spesen sind ein heikles Thema. Deshalb sollte ein für Vereinsmitglieder, Vorstand, Lehrkräfte, Koordinatorinnen und Koordinatoren geltendes Spesenreglement aufgestellt werden. Das Reglement ist ein Instrument des Vorstandes für die Geschäftsführung, es darf den Statuten nicht widersprechen. Ein Spesenreglement beinhaltet in der Regel Angaben zur Erstattung von Fahrtkosten, auswärtiger Unterkunft und Verpflegung sowie sonstigen für den Verein notwendigen Aufwendungen. Vergütet werden in der Regel effektiv geleistete Ausgaben gemäss Beleg. Ein einfaches Beispielreglement findet sich unter www.steuerkonferenz.ch.

Fachkräfte HSK müssen für die Spesen entschädigt werden, die im Rahmen ihrer Lehrverpflichtungen anfallen. So müssen Kosten für ausserschulische Aktivitäten und Schullager erstattet werden, wenn die Aktivitäten angeordnet sind. Das Gleiche gilt für Telefonspesen im Kontext der Elternzusammenarbeit und der Koordination. Zudem müssen Reisespesen zu angeordneten Weiterbildungen erstattet werden. Reisespesen zu externen Weiterbildungen hingegen werden oft nur entschädigt, wenn sie vorgängig im Vorstand beantragt wurden und das Budget es zulässt.

Gibt es kein Reglement, müssen die Spesenansätze für Lehrpersonen hinsichtlich Fahrtkosten, auswärtiger Unterkunft und Verpflegung festgesetzt werden. Eine Pauschalvergütung bietet sich dann an, wenn eine detaillierte Abrechnung gemäss Beleg zu aufwendig wäre, etwa für die Abrechnung von Telefonkosten oder in Ausnahmefällen Abrechnungen für Benutzung des Privatfahrzeuges.

 

Dossier FREIWILLIG ENGAGIERT

Ehrenamtlich tätige Vorstandsmitglieder, Koordinatorinnen und Koordinatoren HSK, Lehrerinnen und Lehrer HSK erwerben Fähigkeiten, Kompetenzen und Erfahrungen, die sie sich bestätigen lassen sollten, denn sie zählen auch für ihr hauptberufliches Engagement. Im Dossier FREIWILLIG ENGAGIERT von Benevol Schweiz werden die Einsätze und Weiterbildungen dokumentiert, sie sind wichtige Referenzen für jeden Berufsweg. Das Dossier FREIWILLIG ENGAGIERT ist ein Kompetenzausweis, ein Zeugnis für ehrenamtliche Tätigkeit.

Ehrenamtliche Vorstandsarbeit gehört als nebenamtliche Tätigkeit in jeden Lebenslauf. Ein Leitfaden für die Erstellung des Dossiers FREIWILLIG ENGAGIERT findet sich im Internet unter www.dossier-freiwillig-engagiert.ch.