Ehrenamtlich Mitarbeitende

Sobald ein Verein gegründet ist, müssen schriftliche Vereinbarungen zwischen dem Verein, HSK-Lehrpersonen und den Koordinationspersonen getroffen werden. Der Verein muss sich auch um Unfall- und Haftpflichtversicherung kümmern. 

Alle, die ehrenamtlich arbeiten, sollten ein Dossier FREIWILLIG ENGAGIERT haben. Es bestätigt ihr Engagement im Verein.

 

Vereinbarungen mit ehrenamtlich Mitarbeitenden

Vereine HSK sollten mit freiwilligen Mitarbeitenden eine schriftliche Vereinbarung treffen. Das gilt zum Beispiel für die Engagierten im Vereinsvorstand. Eine Mustervereinbarung finden Sie HIER. Die Vereinbarung muss Angaben zum Auftraggeber (also zum Verein), zur Person, die freiwillig arbeitet, zu ihrer Funktion im Verein, zu ihrem Zeitaufwand, zur Einsatzdauer sowie zu Versicherungen und Spesen beinhalten. Zusätzlich kann ein Pflichtenheft erstellt werden. Das Pflichtenheft beschreibt die Aufgaben und die Verpflichtungen (Sitzungen, Weiterbildungen, Zusammenarbeit mit Eltern oder bei Vereinsanlässen).

Wenn der Verein ein Spesenreglement hat, ist dieses ebenfalls Bestandteil der Vereinbarung.

Ehrenamtlich tätige HSK-Lehrpersonen und Koordinationspersonen benötigen keine Arbeitsbewilligung (Infos zu Arbeitsbewilligungen finden Sie HIER).

 

Haftpflichtversicherung und Unfallversicherung

Der Vorstand ist für einen ausreichenden Versicherungsschutz und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften verantwortlich. Es empfiehlt sich, mit einem unabhängigen Versicherungsberater oder einer -beraterin zu sprechen. Ebenfalls sehr nützlich sind die Erfahrungen anderer Vereine HSK.

Auf jeden Fall sollte eine Haftpflichtversicherung für den Verein abgeschlossen werden. Achten Sie beim Abschluss dieser Versicherung darauf, dass alle Schäden  gedeckt sind, welche die Vereinsmitglieder, die Schulleitung, Koordinationspersonen, Lehrpersonen sowie Schüler:innen Dritten zufügen könnten. Die Versicherung soll zudem alle Aktivitäten und Veranstaltungen, die der Verein durchführt (z.B. Mitgliederversammlung, Schulfeste und Ausflüge), abdecken.

Eine Unfallversicherung ist für angestellte Mitarbeitende obligatorisch. Für Vereinsmitglieder und ehrenamtliche Engagierte (Vorstandsmitglieder, Koordinationspersonen, HSK-Lehrpersonen) kann eine Zusatzversicherung zu deren persönlicher Unfallversicherung abgeschlossen werden. Inwieweit ein solcher Versicherungsabschluss sinnvoll ist, hängt von den jeweiligen Aktivitäten und den damit verbundenen Risiken ab.

 

Spesen

Spesen sind ein heikles Thema. Deshalb sollte ein Spesenreglement erstellt werden, das für Vereinsmitglieder, Vorstand, HSK-Lehrpersonen und Koordinationspersonen gilt. Das Reglement ist ein Instrument für die Geschäftsführung und darf den Statuten nicht widersprechen. Ein Spesenreglement enthält in der Regel Angaben zur Rückerstattung von Fahrtkosten, auswärtiger Unterkunft und Verpflegung sowie sonstigen Ausgaben, die für den Verein notwendig sind. Gezahlt werden in der Regel effektiv geleistete Ausgaben gemäss Beleg. Ein einfaches Beispiel für ein Spesenreglement findet sich unter www.steuerkonferenz.ch.

HSK-Lehrpersonen müssen für die Spesen entschädigt werden, die im Rahmen ihrer Verpflichtungen anfallen. So müssen Kosten für ausserschulische Aktivitäten und Schullager erstattet werden, wenn die Aktivitäten vorgeschrieben sind. Das Gleiche gilt für Telefonkosten bei der Zusammenarbeit mit den Eltern und mit der Koordination. Zudem müssen Reisespesen zu vorgeschriebenen Weiterbildungen bezahlt werden. Reisespesen zu externen Weiterbildungen hingegen werden oft nur zurückbezahlt, wenn sie vorgängig im Vorstand beantragt wurden und das Budget es zulässt.

Wenn kein Reglement vorhanden ist, müssen die Spesenansätze festgelegt werden. Es gibt auch die Möglichkeit, eine Pauschale zu zahlen. Das ist dann sinnvoll, wenn eine detaillierte Abrechnung mit zahlreichen Belegen zu aufwendig wäre, z.B. für die Abrechnung von Telefonkosten.

 

Dossier FREIWILLIG ENGAGIERT

Ehrenamtlich tätige Vorstandsmitglieder, Koordinationspersonen und HSK-Lehrpersonen erwerben zahlreiche Fähigkeiten, Kompetenzen und Erfahrungen. Im Dossier FREIWILLIG ENGAGIERT von Benevol Schweiz können diese Einsätze und Weiterbildungen dokumentiert werden. Sie sind wichtige Referenzen für jeden Berufsweg. Das Dossier FREIWILLIG ENGAGIERT ist ein Kompetenzausweis, ein Zeugnis für ehrenamtliche Tätigkeit.

Ehrenamtliche Vorstandsarbeit gehört als nebenamtliche Tätigkeit auch in den Lebenslauf. Ein Leitfaden für die Erstellung des Dossiers FREIWILLIG ENGAGIERT findet sich im Internet unter www.dossier-freiwillig-engagiert.ch.