Checklisten

1. Vereinsgründung  

Vorabklärungen

• Gibt es Vereine HSK mit gleicher Ausrichtung?
• Existiert bereits eine Interessengemeinschaft?
• Gibt es genügend potenzielle Mitglieder und Vorstandsmitglieder?
• Welche Angebote sind erwünscht?
• Ist ausreichendes Wissen über HSK vorhanden?
• Welche Finanzquellen gibt es? Wie kommt man zu genügend Geld?

Vorbereitungsgruppe

• Engagierte Leute mit gleichen Interessen für eine kleine Vorbereitungsgruppe suchen
• Vereinszweck, d.h. Angebot HSK festlegen (nicht-wirtschaftlicher Zweck)
• Vereinsnamen festlegen und überprüfen, ob der Name nicht schon besetzt ist
• Statuten erstellen
• Vorstandsmitglieder suchen

Gründungsversammlung

Vorbereitung

• Festlegen, wer was macht (Begrüssung, Erläuterung der Vereinsziele, des Angebotes HSK, Kandidaten für Tagespräsidium und Protokollführung vorschlagen)
• Traktandenliste erstellen
• Präsenzliste vorbereiten
• Versammlungsort suchen
• Einladung mit den Beilagen (Vorstellung Initiativgruppe, Statutenentwurf, Traktandenliste) versenden
• Eventuell weitere Interessierte, Behörden- und IG HSK-Vertreterinnen bzw. -Vertreter oder Medien einladen

Durchführung

• Gründungsversammlung gemäss Traktandenliste durchführen
• Gründungsmitglieder in Präsenzliste namentlich aufführen
• Protokoll vorlesen und unterzeichnen
• Beitrittswillige als Mitglieder aufnehmen (mit schriftlicher Beitrittserklärung)
• Eventuell Eltern oder auch Medien orientieren

2. Vorbereitungen einer Vorstandssitzung

• Termin rechtzeitig festlegen (Jahresplanung)
• Sitzungslokal reservieren und Infrastruktur sicherstellen
• Traktanden mit den Vorstandsmitgliedern absprechen und Unterlagen dazu anfordern
• Je nach Traktandum weitere Teilnehmende einladen (z.B. Lehrpersonen)
• Letztes Protokoll konsultieren
• Traktandenliste mit Zeiteinteilung erstellen
• Einladung mit Traktanden und Unterlagen 14 Tage vor der Sitzung versenden
• Tischordnung festlegen: Alle sollen sich sehen und ihre Unterlagen ausbreiten können

3. Traktandenliste für die Mitgliederversammlung erstellen

• Begrüssung
• Annahme des Protokolls der letzten Mitgliederversammlung (MV)
• Rechenschaftslegung des Vorstands (Jahresbericht, Jahresrechnung, Bericht der Kontrollstelle)
• Entlastung des Vorstands (Décharge)
• Budgetrelevante Traktanden wie Jahresprogramm oder Änderung der Mitgliederbeiträge
• Jahresbudget
• Geschäfte, die zwingend an der MV behandelt werden müssen, z.B. Statutenänderungen.
• Wahlen (Vorstand, Revisor:innen)
• Anträge von Mitgliedern, die nicht unter die genannten Traktanden fallen
• Verschiedenes
• Abschluss des offiziellen Teils

4. Tipps zur Protokollführung

• Klären, welche Art von Protokoll erstellt werden soll: Beschluss- oder Verhandlungsprotokoll
• Vorbereitung der Präsenzliste für Mitglieder und Gäste
• Notieren: Art der Sitzung: Vorstand / MV / Kommission; Ort, Datum und Zeit;
• eventuell Protokoll nummerieren, weil es die Archivierung erleichtert; Leitung und Protokollant/in der Sitzung; entschuldigte und unentschuldigte Absenzen
• Traktandenliste zur besseren Orientierung bereithalten
• Beschlüsse und Aufträge im Originalwortlaut notieren (nachfragen und schriftliche Anträge konsultieren) und besonders hervorheben
• Einfache, verständliche Sprache verwenden, lange Diskussionen zusammenfassen, keine persönliche Meinung einbringen
• Sitzungsende und allfälligen neuen Termin notieren
• Klären, wer das Protokoll unterschreiben muss und an wen es geschickt wird

Alle Checklisten in Anlehnung an Schwalder 2009,  S. 36.