Buchhaltung für den Verein

Jeder Verein ist verpflichtet, Buchhaltung zu führen. Das bedeutet, dass alle Einnahmen und Ausgaben detailliert aufgeschrieben werden müssen.

Alle Belege und Quittungen müssen möglichst schnell in die Buchhaltung aufgenommen werden. Im Budget ist die finanzielle Planung der Vereinsaktivitäten für das Jahr festgehalten. Das Schlussresultat aller finanziellen Aktivitäten während einem Jahr wird in der Erfolgsrechnung zusammengefasst.

 

Grundlagen

Alle Vereine sind gesetzlich verpflichtet (Art. 69a ZGB), über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage des Vereins Buch zu führen. Das heisst, jeder Verein ist zur Buchführung verpflichtet. Allerdings macht das Gesetz keine Vorgaben zur Art der Buchführung. Die Vereinsleitung muss nur dafür sorgen, dass die Buchhaltung ihrer Geschäfte in geeigneter Form geführt wird.

Daher genügt für kleine Vereine, z.B. Vereine HSK, eine einfache Buchführung in Form einer zweispaltigen Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben.

Kontenrahmen

Durch Ein- und Auszahlungen werden die Vermögenswerte und Kapitalwerte eines Vereins ständig verändert.

Das Vermögen (Bargeld, Guthaben auf der Bank, Güter) wird als "Aktive" bezeichnet. Das Eigen- und Fremdkapital sind "Passive". Fremdkapital sind z.B. Schulden bei der Bank oder nicht bezahlte Rechnungen.

Die Aktiven und Passiven müssen laufend angepasst werden. Dies geschieht, indem Konten für sämtliche Aktiv- und Passivposten geführt werden. Der Kontenrahmen dient zur systematischen Ordnung der Konten.

Bilanz

In einer Bilanz werden die Aktiven (Vermögen) und Passiven (Fremdkapital, d.h. Schulden, und Eigenkapital) einander gegenübergestellt. So sieht man, ob der Verein ein einem Jahr einen Gewinn oder einen Verlust gemacht hat. Die Bilanz ist das Schlussresultat aller finanziellen Aktivitäten, die im Laufe eines Jahres getätigt wurden. Sie wird auf einen Stichtag, normalerweise zum 31.12. eines Jahres erstellt.

Die meisten kleineren Vereine verfügen nicht über ein grosses Vermögen. Entsprechend übersichtlich ist auch die Bilanz.

Erfolgsrechnung

In der Erfolgsrechnung werden die Ein- und Ausgaben gegenübergestellt, sodass Gewinn oder Verlust detailliert erklärt werden können.

Wie in der Bilanz finden sich auch in der Erfolgsrechnung nur wenige Positionen bzw. kleine Beträge. Das zeigt folgendes Beispiel für die Aufstellung der Erfolgsrechnung eines Vereins HSK:

Budget

Das Budget ist die finanzielle Planung der Vereinsaktivitäten für das kommende Jahr. Für die Erstellung des Budgets werden die Jahresrechnungen der vergangenen Jahre und die zukünftigen Entwicklungen benutzt. Das Budget wird vom Vorstand genehmigt und in der Mitgliederversammlung zur Information präsentiert (Zöbeli, Exer, Baumann 2010, S. 68). Besonders anschaulich wird ein Budget, wenn es in die Erfolgsrechnung integriert ist und im Vergleich zum Budget vom vorigen Jahr steht.

Revision

Für Vereine sind die Vorschriften über die Revision in Artikel 69b des Zivilgesetzbuches (ZGB) festgelegt. Es genügt, wenn ein kleiner oder mittlerer Verein HSK seine Buchführung durch Laienrevisor:innen prüfen lässt. Das sind Personen, die nicht unbedingt professionelle Buchhalter sind, aber die Grundlagen der Rechnungsführung kennen. Der Revisionsbericht hilft den Vereinsmitgliedern, sich ein Urteil über den den Zustand der Vereinsbuchhaltung zu bilden.

Bei Vereinen, die öffentliche Gelder erhalten, oder deren Umsatz sehr hoch ist (mehr als 40 Millionen Franken), muss die Buchführung von einer zugelassenen Revisionsstelle geprüft werden. Das betrifft Vereine HSK nicht.