Interkantonales Handbuch zur Organisation von HSK-Unterricht
HSK-Info

Finanzielles

Alle Vereine sind gesetzlich verpflichtet (Art. 69a ZGB), über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage des Vereins Buch zu führen. Das heisst, jeder Verein ist zur Buchführung verpflichtet. Allerdings macht das Gesetz keine Vorgaben zur Art der Buchführung. Die Vereinsleitung muss nur dafür sorgen, dass die Buchhaltung ihrer Geschäfte in geeigneter Form geführt wird.

Daher genügt für kleine Vereine, z.B. Vereine HSK, eine einfache Buchführung in Form einer zweispaltigen Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben.

 

Buchungen

Grundlage jeder Buchführung sind die einzelnen Buchungen der eingenommenen und ausgegebenen Gelder. Jeder Verein entscheidet selbst, ob er die Buchungen auf Papier oder im Computer festhalten will. Gängige Computerprogramme wie Excel erleichtern jedoch die Arbeit wesentlich.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen Kassen- und Bankbuchungen. In der Kasse werden alle Bargeld-Einnahmen und -Ausgaben gebucht.  Bankbuchungen enthalten die Bewegungen im Konto. Alle Buchungen müssen nach dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit erfolgen, d.h., dass alle Einnahmen und Ausgaben sichtbar und verständlich dargestellt werden müssen.

Gebucht wird immer zeitnah anhand von Belegen (Quittungen und anderes). Alle Belege werden nummeriert.

Jede Buchung muss folgende Informationen enthalten:

  • Datum
  • Belegnummer
  • Betrag (getrennt in Einnahme und Ausgabe) und Verwendungszweck
  • Saldoeintrag

 

Beispiel eines Kassenbuchs

Kassenbuch 2021
DatumBeleg-Nr.AusgabenEinnahmenZweckSaldo
Vortrag         100.00
09.01.2021 1 2.75   Porto 97.25
11.01.2021 2 2.50   Büromaterial 94.75
13.01.2021 3   40.00 Bank an Kasse 134.75
13.01.2021 4 12.50   Büromaterial

122.25

 

Generell sollten alle entstandenen Belege möglichst schnell in die Buchhaltung übernommen werden. Wenn zu lange gewartet wird, kann es vorkommen, dass einzelne Fälle nicht mehr vollständig rekonstruiert werden können.

Auch wenn das Gesetz es nicht zwingend vorschreibt, so ist es doch allen Vereinen zu empfehlen, ihre Buchführung ordnungsgemäss nach kaufmännischen Grundsätzen auszurichten.

 

Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung


Formelle Voraussetzungen:

  • Periodische (regelmässige) Nachführung der Buchhaltung
  • Richtige Kontierung und korrekte Verbuchung
  • Auf den Belegen muss klar ersichtlich sein:
    • Inhalt und Zeitpunkt der Aktivität
    • Buchungsvermerk
  • Zahlungsvermerke (Notiz, wann die Rechnung bezahlt wurde) auf den Rechnungen
  • Klare Kennzeichnung von Korrekturen in der Buchhaltung
  • Buchungen mit Bleistifteintragungen sind nicht erlaubt
  • Verschmutzungen und unklare Korrekturen beeinträchtigen die Beweiskraft der Buchhaltung und sollten deshalb vermieden werden
  • Alle Aufzeichnungen in Buchhaltung und Belegen müssen gut lesbar sein
  • Wahrung der Kontinuität in der Rechnungsführung und Information
  • Bilanz und Betriebsrechnung sowie Inventare sind zu unterzeichnen
  • Buchhaltungsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren

 

(Zöbeli, Exer, Baumann: Rechnungswesen, Revision und Steuern für Vereine, Orell Füssli 2010, S.17)