Grundlagen

Alle Vereine sind gesetzlich verpflichtet (Art. 69a ZGB), über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage des Vereins Buch zu führen, d.h. jeder Verein ist zur Buchführung verpflichtet. Allerdings macht das Gesetz keine Vorgaben zur Art der Buchführung. Die Vereinsleitung hat lediglich dafür Sorge zu tragen, dass die Geschäftsbücher in der für die Grösse des Vereins geeigneten Form geführt werden.

Daher genügt für kleine Vereine, z.B. Elternvereine HSK, eine einfache Buchführung in Form einer zweispaltigen Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben.

 

Buchungen

Grundlage jeder Buchführung sind die einzelnen Buchungen der eingenommenen und ausgegebenen Gelder. Jedem Verein ist es selbst überlassen, die Buchungen handschriftlich oder am PC durchzuführen, wobei gängige Computerprogramme wie Excel die Arbeit wesentlich erleichtern.

Grundsätzlich unterscheidet man in Kassen- und in Bankbuchungen. In der Kasse werden alle Bareinnahmen und -ausgaben gebucht, Bankbuchungen (unbar) enthalten die Kontobewegungen. Alle Buchungen müssen nach dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit erfolgen, d.h., dass alle Einnahmen und Ausgaben für jedermann ersichtlich und verständlich dargestellt werden müssen.

Gebucht wird immer zeitnah anhand von Quittungen und Belegen.

Jede Buchung muss folgende Informationen beinhalten:

  • Datum des Vorgangs
  • Belegnummer
  • Betrag (getrennt in Einnahme und Ausgabe) und Verwendungszweck
  • Saldoeintrag

 

Beispiel eines Kassenbuchs

Kassenbuch 2012
DatumBeleg-Nr.AusgabenEinnahmenZweckSaldo
Vortrag         100.00
09.01.2012 1 2.75   Porto 97.25
11.01.2012 2 2.50   Büromaterial 94.75
13.01.2012 3   40.00 Bank an Kasse 134.75
13.01.2012 4 12.50   Büromaterial

122.25

 

Generell sollten alle anfallenden Belege möglichst schnell in die Buchhaltung übernommen werden. Wenn zu lange gewartet wird, kann es vorkommen, dass einzelne Geschäftsfälle nicht mehr vollständig rekonstruiert werden können.

Auch wenn das Gesetz es nicht zwingend vorschreibt, so ist es doch allen Vereinen zu empfehlen, ihre Jahresberichterstattungen nach den kaufmännischen Grundsätzen der ordnungsgemässen Rechnungsführung auszurichten.

 

Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung


Formelle Voraussetzungen:

  • Periodische Nachführung der Buchhaltung
  • Richtige Kontierung und korrekte Verbuchung
  • Auf den Belegen muss klar ersichtlich sein:
    • Tatbestand und Zeitpunkt des Geschäftsfalls
    • Buchungsvermerk
  • Zahlungsvermerke (Vermerk, wann die Rechnung bezahlt wurde) auf den Eingangsfakturen
  • Klare Kennzeichnung von Korrekturen in der Buchhaltung
  • Buchungen mit Bleistifteintragungen sind nicht statthaft
  • Verschmutzungen und unklare Korrekturen beeinträchtigen die Beweiskraft der Buchhaltung und sind deshalb zu vermeiden
  • Lesbarkeit aller Aufzeichnungen in Buchhaltung und Belegen
  • Wahrung der Kontinuität in der Rechnungsführung und Information
  • Bilanz und Betriebsrechnung sowie Inventare sind zu unterzeichnen
  • Buchhaltungsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren

 

(Zöbeli, Exer, Bauman 2010, S.17)